FAQ

Alles werkt, maar ouders ontvangen geen emails...

Worden er geen mails verstuurd naar de ouders, maar lijkt alles voor de rest wel te werken?

In de spreadsheet kijk je op het tabblad _*LOGS.

  • Als je daar lijntjes terugvindt met "MAIL_VERZONDEN", heeft het script de mail uitgestuurd. (met 'bijna' zekerheid)

  • Wil je dit toch even checken?

    • Als je "uitgebreide e-mailopslag" aan hebt staan, moeten de mails verschijnen bij "Verzonden" in de Gmail van de gebruiker die de add-on geactiveerd heeft. Als ze daar bij staan zijn ze met zekerheid verstuurd.

    • Als je geen "uitgebreide e-mailopslag" aan hebt staan, zal je even moeten zoeken in Google Admin om te zien of de mails verstuurd worden:

      • Google Admin: admin.google.com > Aanmelden als beheerder.

      • Rapporten

      • Zoeken in e-maillogboeken (links onderaan)

      • Vul het zoekformulier in, bijvoorbeeld: 'ontvanger:ouder@domein.be' en zoek het mailtje in kwestie.

      • Klap alle veldjes open en kijk of de mail afgeleverd is of als die geweigerd werd.

    • Stel dat de mail inderdaad als "verzonden" staat, maar niet toekomt bij de ouders... Misschien staat hij in SPAM? Misschien werd hij geweigerd. Dit kan je doen: Zorg dat de email-instellingen van je domein op punt staan. Via deze tool kan je je domeinnaam testen: https://toolbox.googleapps.com/apps/checkmx/ Maak zeker een spf-record. Ook DKIM is sterk aan te raden. Neem hiervoor eventueel contact op met Google Support. Dit artikel heb ik ook even geschreven over mailen op scholen: https://www.fourcast.io/education/blog/bulkmails-op-school-hoe-kan-je-spam-vermijden

Stel dat er geen mails verstuurd worden kan dit volgende oorzaken hebben:

1. Je hebt de "titels" van de Google Form-vragen veranderd... Gebruik enkel deze vragen:

  • Naam van de ouder(s)

  • Naam van de leerling

  • Emailadres van de ouder(s)

  • Kies een klas

​Wil je er toch nog iets bij zetten, dan kan dat via "vraag omschrijvingen". Klik op de vraag in Google Forms, klik op de "drie puntjes onderaan rechts en kies "Omschrijving". Daar mag je typen wat je wil.

​2. Er is iets misgegaan bij het instellen van de triggers. (Normaal krijg je hier een melding over tijdens de setup, maar veel mensen lezen erover... Ik zal die meer onder de aandacht brengen in een volgende versie)

  • Verwijder de triggers en stel ze opnieuw in door "Geavanceerde instellingen" te klikken via het add-on menu. ​

    • Open het formulier

    • Open de Add-On

    • Klik op "Geavanceerd"

    • Klik op "RemoveTriggers"

    • Klik op "InstallTriggers".

    • Test het formulier opnieuw.

3. Voor de rest zou je bij bijna elke fout een mailtje moeten krijgen met de exacte foutboodschap die gegenereerd wordt. Die mag je me altijd doorsturen om zo de add-on te helpen verbeteren en meer fouten te proberen "opvangen" in de code.


Mag ik de vragen bewerken? Andere "titels" geven?

Neen. Als je dat doet, werkt de add-on niet meer.

Gebruik enkel deze vragen:

  • Naam van de ouder(s)

  • Naam van de leerling

  • Emailadres van de ouder(s)

  • Kies een klas


Moet ik in de spreadsheet bij de leerkrachten iets tussen haakjes zetten?

Ja. Er moet bij elke leerkracht iets "unieks" tussen haakjes staan. Wat tussenhaakjes staat, wordt op twee plekken gebruikt:

  1. in de mail naar de ouders.

  2. er wordt een tabblad gemaakt die als naam heeft wat er tussen haakjes staat. Daarom moet dit ook per "klas" een uniek stukje tekst zijn.

Waarom nog geen Google Meet?

Google Meet is complex om op te zetten in een situatie die voor iedereen moet werken... (Er zijn ook @gmail.com-gebruikers van deze add-on. Daar gelden er andere spelregels voor het gebruik van Google Meet... ) Voor de GSuite-gebruikers van deze add-on zal je wat extra werk hebben bij het opzetten hiervan: Je zal van elke leerkracht het GSuite-adres moeten opgeven, zodat het script ervoor kan zorgen dat de leerkrachten de "eigenaar" zijn van elke Google Meet. Dit is belangrijk omdat enkel de eigenaar "toestemming" kan geven aan externen (ouders) om de Meet binnen te komen. Ik werk eraan...

Kan ik de foto / email die de ouders krijgen aanpassen?

De foto nog niet.

Het tekstje in de email kan je aanpassen via het add-on menu. De layout van de email (nog) niet. Ik kreeg de vraag al vaak. Ik maak er dan ook werk van.

Een ouder vulde het formulier twee keer in... Hoe kan ik een tijdstip terug "vrijgeven" voor andere ouders?

Kopieer vanuit de spreadsheet het "vrij te maken tijdstip". Ga naar het formulier naar de sectie van de klas waar je het tijdstip terug wil zetten. Klik op de plaats waar je de optie wil toevoegen. Druk op de entertoets en normaal kan je dan een "nieuwe optie" toevoegen. Plak daar het "vrij te maken tijdstip".

Keer terug naar de spreadsheet en verwijder het rijtje in het "klas-tabblad" van de leerkracht dat je net terug plaatste.

Ik kreeg een melding "bericht geweigerd" / "Message rejected. See https://support.google.com/mail/answer/69585 for more information."

Controlleer via deze webtool of je domein correct geconfigureerd is om te mailen: https://toolbox.googleapps.com/apps/checkmx/

Zorg minstens dat spf en DKIM-records ingesteld zijn...

Bekjik ook de eerste vraag in deze FAQ voor meer opties...