FAQ

Worden er geen mails verstuurd naar de ouders, maar lijkt alles voor de rest wel te werken?

In de spreadsheet kijk je op het tabblad _*LOGS.

• Als je daar lijntjes terugvindt met "MAIL_VERZONDEN", heeft het script de mail uitgestuurd.

• Claimen mensen dat de mails niet toekomen?

  1. Check het tabblad _*LOGS

     • Staat er MAIL_VERZONDEN? Dan heeft het script de mail verstuurd.

  2. Geen mail ontvangen?

     • Mails bij "VERZONDEN" in Gmail?

       • Als je "uitgebreide e-mailopslag" aan hebt staan, moeten de mails verschijnen bij "Verzonden" in de Gmail van de gebruiker die de add-on geactiveerd heeft. Als ze daar bij staan zijn ze met zekerheid verstuurd.

     • Zoeken in "Admin logboek"

       • Als je geen "uitgebreide e-mailopslag" aan hebt staan, zal je even moeten zoeken in Google Admin om te zien of de mails verstuurd worden:

         1. Google Admin: admin.google.com > Aanmelden als beheerder.

         2. Rapporten

         3. Zoeken in e-maillogboeken (links onderaan)

         4. Vul het zoekformulier in, bijvoorbeeld: 'ontvanger:ouder@domein.be' en zoek het mailtje in kwestie.

         5. Klap alle veldjes open en kijk of de mail afgeleverd is of als die geweigerd werd.

     • Controleer de instellingen van je Google Domein:

       • Stel dat de mail inderdaad als "verzonden" staat, maar niet toekomt bij de ouders...

       • Zorg dat de e-mail-instellingen van je domein op punt staan.

       • Via deze tool kan je je domeinnaam testen: https://toolbox.googleapps.com/apps/checkmx/

         1. Maak zeker een spf-record.

         2. Ook DKIM en DMARC is heden ten dage heel sterk aanbevolen.

         3. Neem hiervoor eventueel contact op met Google Support, of met het team van fourcast for education.

     • Mail history

     • Deze add-on verstuurt wat men noemt "Systeemmails". Iedereen ontvangt (bijna) dezelfde mail. Als je berichten geweigerd worden, kan de oorzaak zijn dat de ontvanger nog nooit echt gemaild heeft met jou. (misschien wel al ontvangen, maar nooit geantwoord) Als dat het geval is, kan een SPAM-filter redeneren dat de mails ongewenst zijn, want er wordt niet op gereageerd en ze dus daarom meteen gaan blokkeren. (Message rejected)

     • Blijkbaar is het voor SPAM-filters belangrijk dat er eerst wat "heen en weer" verkeer is uit je domein naar de ouders. (Wat men blijkbaar 'mail history' noemt) Op die manier weten beide domeinen dat de er mails kunnen en mogen komen van dat domein. En, heel belangrijk, dat ouders ook in communicatie gaan met jou, zodat er twee-richtingverkeer is. Zo weten SPAM-filters: die twee kennen elkaar. Mails mogen door.

     • Daarom kan het een tip zijn om in het begin niet van een no-reply te mailen, maar vanaf een gewoon mailadres en zelfs te vragen of de ouders de mail bevestigen. Dan heb je al wat "heen en weer-gemail". Op die manier weten SPAM-filters dat mails vanuit jouw domein verstuurd welkom zijn bij de ontvangers. (Ah, ja, want de ontvangers beantwoorden de mail...)

     • Ik heb al reacties ontvangen van scholen waar berichten eerst geweigerd werden. Daarna werd er wat mail history opgebouwd door de leerkrachten een persoonlijke kerstwens te laten sturen naar de ouders en hierop reactie te vragen. De volgende keer dat er oudercontact was, kwamen de mails netjes toe. Dit is dus echt een belangrijk gegeven.

• De add-on verstuurt mails uit jouw eigen e-mailadres, ook als je kiest voor "no_reply". Dus niet via externe servers ofzo.

• Mailproblemen kan je dus opnemen via Google Support.

Sommige vragen mag je veranderen...

Bekijk deze screencast: https://drive.google.com/file/d/1dLnZQZAB-rfexqAuDtHNi8d2dJirOH7K/view

Neen. Gebruik hiervoor de tool in de spreadsheet: Zie screencast: https://drive.google.com/file/d/1EO3BzykjS5glSV6pJ7x7_lumBoP8rwpc/view

Ja! Eindelijk! :-)

Zie screencast: https://drive.google.com/file/d/1FuPhGaN4_E_JRX029K38Xt9JRRe6d_1C/view

Zie screencast: https://drive.google.com/file/d/1u32dVHqR9EtYYOtgl2b9tanx2s8h7_6i/view

Controlleer via deze webtool of je domein correct geconfigureerd is om te mailen: https://toolbox.googleapps.com/apps/checkmx/

Zorg minstens dat spf en DKIM-records ingesteld zijn...

Bekijk ook de eerste vraag in deze FAQ voor meer info.

Als je formulier al "open" staat, maar een leerkracht heeft te weinig tijdstippen toegevoegd, kan je makkelijk nadien nog tijdstippen toevoegen.

Ga alsvolgt te werk:

1. Open de spreadsheet. Genereer extra tijdstippen voor de leerkracht.

2. Kopieer de cellen met de extra tijdstippen naar je klembord. (CTRL+C)

3. Open het formulier.

4. Ga naar de sectie "Mogelijkheden voor naam van de leerkracht (klasafkorting)"

5. Klik bij de mogelijkheden van die leerkracht onderaan bij "Optie toevoegen" en plak daar de inhoud van je klembord (CTRL+V)

6. Dubbelcheck nog even of je geen dubbels hebt.

7. Klaar.